Commissie bezwaarschriften

In dit jaarverslag worden de bevindingen van de commissie voor bezwaarschriften over het jaar 2020 beschreven.

De commissie heeft als doel om de burgemeester en het college te adviseren over de bij deze bestuursorganen binnen­gekomen bezwaarschriften. Onafhankelijkheid van de commissie is hierbij nog steeds een onvoorwaardelijke voorwaarde voor de handelswijze van de commissie. Het vergroot het draagvlak bij bezwaarden.

De commissie heeft een breed takenpakket, namelijk het alge­meen bestuursrecht, het ruimtelijk bestuursrecht en het sociaal bestuursrecht. De commissie advi­seert niet over bezwaarschriften welke betrekking hebben op belastingzaken, personeelsaangelegenheden en de Participatiewet. Voor dit laatste rechtsgebied is op 1 januari 2018 een nieuwe commissie binnen gemeente Ermelo opgericht. Vanwege de opheffing van de Sociale Dienst Veluwerand is deze taak weer teruggelegd bij de gemeente.

Met het uitbrengen van dit jaarverslag legt de commissie verantwoording af over de door haar gedane werkzaamheden over het jaar 2020.

In hoofdstuk 2 zal de werkwijze van de commissie worden toegelicht. Een analyse van de bezwaarschriften en adviezen van de commissie treft u in hoofdstuk 3 aan. In hoofdstuk 4 wordt stilgestaan bij de doorlooptijden. Onze conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen in hoofdstuk 5.

2.1 De samenstelling

De commissie bestond in 2020 uit twee voorzitters en vier leden. De voorzitters van de commissie waren de heer mr. P. Schravendijk en mevrouw mr. L.M. van Rooij-Houweling. De heer mr. C. van Ramshorst, de heer mr. E.H.H. Schelhaas, mevrouw mr. I. van Zon-Roobol, mevrouw mr. F.M.C. Boesberg vormden de leden van de commissie.

2.2 Het secretariaat

De commissie wordt bij het uitoefenen van haar werkzaamheden ambtelijk ondersteund door een secretariaat. Het secretariaat van de commissie voor bezwaarschriften is ondergebracht bij het team Juridische Zaken van Meerinzicht. Meerinzicht is het samenwerkingsverband van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde.

De secretaris is de contactpersoon van en voor de commissie. In principe vindt alle correspondentie met de commissie plaats via het secretariaat van de commissie.

De commissie voor bezwaarschriften heeft een eigen e-mailadres, dit e-mailadres luidt:bezwaarschriften@meerinzicht.nl

2.3 De werkwijze

Huidige werkwijze

Voordat een bezwaarschrift formeel in behandeling wordt genomen, wordt onderzocht of in een voorkomend geval het bezwaarschrift kan worden behandeld middels een informele aanpak. Te denken valt aan die situaties waarin een nadere toelichting al voldoende duidelijkheid aan een inwoner biedt, of dat (gedeeltelijk) aan het bezwaar tegemoet kan worden gekomen. Uiteraard kan het ook zijn dat er een simpel te herstellen fout in het bestreden besluit zit (bijvoorbeeld een rekenfout). Deze andere aanpak heeft tal van voordelen ten opzichte van het voeren van de formele bezwaarschriftenprocedure. De belangrijkste hiervan is wel dat dit vaak positief is voor de relatie tussen gemeente en inwoner(s), ongeacht het resultaat van de informele aanpak

In veel gevallen is wel gebleken dat wanneer een bezwaarschrift is ingediend, betrokkene de behandeling ervan op prijs stelt. In dat geval zal het bezwaarschrift in behandeling worden genomen bij de commissie.

Wanneer het bezwaarschrift niet op voorhand of naar aanleiding van de informele aanpak wordt ingetrokken, toetst de secretaris van de commissie de ontvankelijkheid van het bezwaarschrift. Kleven er op het eerste gezicht geen formele gebreken aan het bezwaarschrift, dan wordt dit in behandeling genomen.

Vervolgens krijgt de afdeling die betrokken is geweest bij het primaire besluit per e-mail een kopie van het bezwaarschrift. Naar aanleiding hiervan verzamelt de betrokken vakafdeling alle benodigde documenten die tezamen het dossier zullen vormen. Dit dossier wordt vervolgens aan het secretariaat gezonden. Het secretariaat bereidt de behandeling van de hoorzitting voor. Het secretariaat zorgt ervoor dat de commissieleden het complete dossier toegezonden krijgen en geeft de voorlopige bevindingen in een notitie weer.

Bezwaarmakers en, indien van toepassing, overige belanghebbenden krijgen een uitnodiging voor de hoorzitting. Tevens wordt het bestuursorgaan uitgenodigd. Tijdens de hoorzitting is een medewerker van de gemeente aanwezig om namens het bestuursorgaan een toelichting te geven op het bestreden besluit.
De commissie werkt met rapporteurs, zij bevragen in eerste instantie bezwaarden en de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan. Bezwaarden en de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan krijgen vervolgens zelf ook nog de gelegenheid hun standpunt toe te lichten. Er wordt in principe niet gewerkt met verweerschriften of het voordragen van pleitnota’s.

Na de hoorzitting beraadslaagt de commissie. Tijdens dit zogenaamde “raadkameren” wordt het standpunt van de commissie bepaald. De secretaris werkt het advies van de commissie vervolgens uit. Nadat de commissie haar advies heeft uitgebracht, is het uiteindelijk het bevoegde bestuursorgaan dat de beslissing op het bezwaarschrift neemt.

Wijzigingen door samenwerking

Op 1 januari 2018 is het secretariaat ondergebracht bij het team Juridische zaken van Meerinzicht, het samenwerkingsverband van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. In dit team Juridische zaken zijn ook de secretariaten van de bezwaarschriftencommissies van Zeewolde en Harderwijk ondergebracht en het secretariaat van de commissie Participatiewet van de gemeente Ermelo.

Het samenvoegen van de juridische teams van de brongemeenten heeft een aantal bedrijfsmatige voordelen. Het is dan ook de bedoeling om de commissies samen te voegen en de werkwijzen te harmoniseren. De werkwijze van de verschillende commissies wijkt op diverse punten van elkaar af. Er zullen in de toekomst dan ook waarschijnlijk wijzigingen komen in de werkwijze van deze commissie.

Per 1 januari 2020 zijn de secretariaten van de verschillende commissies samengevoegd. In 2020 is achter de schermen hard gewerkt aan harmonisatie en samenvoeging van de commissies. Bestuurlijk is het besluit genomen om de commissies samen te voegen. Het secretariaat en team juridische zaken hebben hiervoor een uitgebreid werkdocument opgesteld, waarin de nieuwe werkwijze beschreven is. In 2020 is het besluit genomen door de colleges van Ermelo, Harderwijk en Zeewolde om de commissies samen te voegen. Per 1 januari 2021 is de nieuwe werkwijze gestart. Er is een overgangsperiode tot 1 juli 2022, waarin er steeds verder zal worden bewogen richting één commissie. Hierdoor zal in de loop van deze periode afscheid genomen worden van alle huidige voorzitters en commissieleden van alle bezwaarcommissies.

Wijzigingen in verband met COVID-19

Vanaf 19 maart 2020 gold er een lockdown in Nederland. Dit had, vanzelfsprekend, gevolgen voor de hoorzittingen van de commissie. Al snel is overgeschakeld naar digitale hoorzittingen via Google Meet, waarbij alle partijen werden uitgenodigd. De gang van zaken tijdens een digitale hoorzitting was hetzelfde als bij een “normale” zitting. Het secretariaat van de commissie zorgde voor het toesturen van de vergaderlink naar bezwaarden, (derde-)belanghebbenden en (indien van toepassing) andere belangstellenden.
Vanaf 4 juni 2020 werd er weer fysiek gehoord, met inachtneming van de regels.
Doordat partijen en commissieleden niet meer hoefden te reizen om deel te kunnen nemen aan de hoorzitting, heeft het secretariaat er, in overleg met de commissie, voor gekozen om elke week een hoorzitting te plannen, waarop steeds één zaak stond. Over het algemeen verliepen de digitale zittingen zonder (ict)problemen.

2.4 De hoorzitting

De commissie vergaderde in 2020, buiten de lockdown periode, in principe één keer per drie weken op de donderdagmiddag. De eerste zaak vangt om 14.00 uur aan. In 2020 heeft de commissie 17 keer vergaderd. Het secretariaat is belast met de planning van de zittingen. Er wordt door het secretariaat efficiënt gepland, waardoor er zo min mogelijk zittingsdagen plaatsvonden en waarbij zoveel mogelijk zaken werden behandeld. Resultaat hiervan is een (iets) langere doorlooptijd dan strikt noodzakelijk, maar lagere administratieve lasten. Zoals in de voorgaande paragraaf is toegelicht, is hier, in verband met de tijdelijke lockdown vanaf geweken door vaker digitale zittingen te plannen. Er hebben in totaal vier digitale zittingen plaatsgevonden.

De voorzitter heeft de bevoegdheid om een bezwaarschrift niet op een hoorzitting te behandelen. Om zo efficiënt mogelijk te werken en inwoners niet onnodig uit te nodigen voor een hoorzitting, kan in sommige gevallen horen achterwege blijven. Te denken valt aan die situaties die zo duidelijk zijn dat er geen twijfel mogelijk is wat de uitkomst zal worden van het advies van de commissie. Een hoorzitting heeft in dat geval geen toegevoegde waarde. Zo zal een bezwaarschrift waar een formeel gebrek aan kleeft, bijvoorbeeld doordat het te laat is ingediend, niet op een hoorzitting worden behandeld. De bezwaarde wordt uiteraard wel nog in de gelegenheid gesteld om aan te geven waarom hij het bezwaarschrift te laat heeft ingediend. Blijft een (geldige) reden achterwege, dan besluit de voorzitter van horen af te zien.

Ook kunnen bezwaarden het zelf middels een antwoordkaart aangeven als zij een hoorzitting wensen. Indien de commissie geen antwoordkaart ontvangt, dan gaat zij ervan uit dat er geen hoorzitting gewenst is. De commissie zal hier in de meeste gevallen gehoor aan geven. Pas als de commissie geen gedegen advies kan uitbrengen wegens een gebrek aan informatie, zal zij in dat geval toch besluiten alle partijen uit te nodigen voor een hoorzitting.

In een enkele situatie blijkt dat een bezwaarschrift toch niet-ontvankelijk wordt verklaard nadat een hoorzitting heeft plaatsgevonden. In dat geval was er blijkbaar twijfel. De Algemene wet bestuursrecht geeft aan dat wanneer er sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift het horen achterwege mag blijven. Er mag dan geen enkele twijfel zijn. Is er twijfel, dan zal er toch gehoord worden.

3.1 Bezwaarschriften

Op 1 januari 2020 waren er 29 bezwaarschriften in behandeling. In het jaar 2020 zijn in totaal 76 bezwaarschriften ontvangen. In 2020 zijn 75 bezwaarschriften afgehandeld. Er is 1 bezwaarschrift doorgezonden naar de rechtbank. Op 31 december 2020 waren er nog 29 bezwaarschriften in behandeling.

3.2 Adviezen

De commissie heeft bij haar advisering de mogelijkheid om tot drie eindoordelen te komen, namelijk niet-ontvankelijk, ongegrond of gegrond.

Tot een niet-ontvankelijkheid komt de commissie indien er aan het bezwaarschrift formele gebreken kleven. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer er geen gronden van bezwaar zijn ingediend. Het kan ook zijn dat iemand niet als belanghebbende bij het bestreden besluit kan worden aangemerkt, of bezwaar maakt tegen een privaatrechtelijke dan wel feitelijke handeling of te laat bezwaar maakt.

Tot een ongegrondheid van het bezwaarschrift wordt geadviseerd indien het primaire besluit goed tot stand is gekomen. Kleine motiveringsgebreken kunnen in bezwaar worden hersteld en leiden dus niet per se tot een gegrondheid van het bezwaarschrift.

Wanneer de commissie van oordeel is dat het bezwaarschrift gegrond moet worden verklaard, bete­kent dit dat het primaire besluit niet in stand kan blijven. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er een onjuiste wettelijke grondslag is gebruikt, dan wel dat het besluit in strijd is met wettelijke bepalingen of beleid. Wanneer een besluit op een (zeer) ondeugdelijke wijze tot stand is gekomen, kan dit ook leiden tot een gegrondverklaring van het bezwaar. Het is dan niet meer mogelijk om de geconstateerde gebreken in de bezwaarfase te herstellen.

De commissie voor bezwaarschriften heeft in het jaar 2020 in totaal 75 zaken afgehandeld. Van deze 75 zaken zijn er 14 ingetrokken. In 61 zaken is door de commissie voor bezwaarschriften advies uitgebracht.

Van de af te handelen bezwaarschriften heeft de commissie in 61 zaken het volgende geadviseerd.
In 10 zaken luidde het advies niet-ontvankelijk, 38 ongegrond en 13 gegrond.

3.3 Contraire besluiten

Zoals al eerder genoemd, brengt de commissie advies uit. Dat betekent dat het bestuursorgaan de mogelijkheid heeft om van het advies af te wijken. Gelet op de jurisprudentie dient een contrair besluit wel deugdelijk gemotiveerd te worden. In het besluit moet worden aangegeven waarom het advies van de commissie niet wordt overgenomen. Wanneer tegen een dergelijk besluit beroep wordt ingesteld, zal de rechter het advies van de commissie zwaar laten wegen.

In 2020 heeft het college in twee bezwaarzaken contrair besloten. Dit is een duidelijke daling ten opzichte van de voorgaande jaren, zowel relatief als absoluut.

In één zaak wordt door het college gesteld, dat het advies van de commissie een kennelijke fout bevat. Het ging om een restaurant, waarvan de commissie had geconcludeerd dat het restaurant ten tijde van het bestreden besluit in gebruik was en had het advies daarop gebaseerd. Later is echter gebleken dat het restaurant ten tijde van het bestreden besluit bouwkundig nog niet opgeleverd was en dus niet in gebruik was. Hierdoor werd het bezwaarschrift ongegrond verklaard, omdat er nog niet voldaan hoefde te worden aan de parkeernorm.

In een andere zaak was de commissie van oordeel dat een weigering om omgevingsvergunning zodanig onvoldoende gemotiveerd was, dat deze niet in stand kon blijven. In casu heeft het college in de beslissing op bezwaar aangegeven het bestreden besluit nader te zullen motiveren. Uit de beslissing op bezwaar maakt de commissie niet op, of dit inderdaad ook voldoende is gebeurd.

Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van het bestuur om een besluit te nemen. De commissie brengt “slechts” advies uit. Geconcludeerd kan worden dat in de meeste gevallen het oordeel van de commissie wordt gevolgd.

4.1 Inleiding

Op grond van artikel 7:10 Awb dient een bestuursorgaan binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken, een beslissing te nemen. Op grond van het derde lid kan een beslissing met zes weken worden verdaagd. In de praktijk betekent dit dat binnen vierentwintig weken na datum besluitvorming een beslissing op het bezwaarschrift genomen moet zijn, zonder dat er sprake is van overschrijding van de beslistermijn.

4.2 Doorlooptijd

De commissie streeft naar een zo kort mogelijke doorlooptijd van bezwaarschriften. Na een flinke stijging van de doorlooptijd in 2013 (naar 20 weken) door verandering van de werkwijze, is de doorlooptijd in 2014 en 2015 weer gedaald. In 2020 bedraagt de totale doorlooptijd 17,8 weken, deze doorlooptijd is ongeveer gelijk aan 2019. Hoewel dit binnen de wettelijke termijn valt en aanzienlijk korter is dan de doorlooptijd in 2013, streven we nog steeds naar verkorting hiervan door het advies zo spoedig mogelijk na de hoorzitting uit te brengen.

De commissie merkt hierbij op dat het om de gemiddelde doorlooptijd gaat. Dat is het moment van binnenkomst van een bezwaarschrift tot de beslissing op bezwaar. Indien uitgegaan wordt van de wettelijke beslistermijn, dan is de doorlooptijd veelal (veel) korter. Deze termijn vangt volgens de Awb namelijk pas zes weken na datum van het primaire besluit aan. Bij deze doorlooptijden is tevens geen rekening gehouden met hersteltermijnen en aanhoudingen. Indien daar wel rekening mee wordt gehouden, dan bedraagt de doorlooptijd van binnenkomst bezwaar tot advies van de commissie 10,9 weken in plaats van 13,3. Omdat inwoners de totale tijd vanaf het indienen van een bezwaarschrift tot aan de beslissing op dat bezwaarschrift ervaren als de totale doorlooptijd, is in onderstaand schema uitgegaan van de totale doorlooptijd.

Gemiddelde doorlooptijden

In bovenstaande tabel is de gemiddelde doorlooptijd per afgehandelde zaak schematisch weergegeven. De blauwe lijn is de termijn die de commissie nodig had om advies uit te brengen. De rode lijn (b.o.b. = beslissing op bezwaar) is de termijn welke het bestuursorgaan nodig had om tot zijn beslissing te komen nadat de commissie advies heeft uitgebracht.

De commissie streeft ernaar om bezwaarschriften zo spoedig mogelijk te behandelen. Veel tijd gaat echter verloren om partijen op een deugdelijke manier uit te nodigen. In de regel ontvangen bezwaarden drie weken voor aanvang van de hoorzitting een uitnodiging. Feitelijk komt dat erop neer dat voordat een hoorzitting gehouden wordt, al snel zes weken voorbij zijn. Immers allereerst wordt onderzocht of de behandeling achterwege kan blijven en vervolgens wordt de ontvankelijkheid getoetst. Daarna zal de uitnodiging verzonden worden.

De doorlooptijden van bezwaarschriften zijn heel concreet en tastbaar voor de inwoner. Een behandelduur van 16 weken ervaren zij als lang, ondanks dat er valide redenen voor zijn en dat de behandelduur in Ermelo (ruimschoots) binnen de wettelijke termijnen blijft. De commissie merkt op dat de doorlooptijd in 2019 en 2020 weer iets opgelopen is. Dit heeft meerdere oorzaken. In verband met COVID-19 konden er geen fysieke hoorzittingen plaatsvinden. Een aantal bezwaarden heeft toen aangegeven te willen wachten met de hoorzitting tot de hoorzitting weer fysiek plaats kon vinden. Daarnaast heeft COVID-19 ervoor gezorgd dat de secretarissen van de commissie prioriteit moesten geven aan andere werkzaamheden, zodat zij collega’s konden ontlasten die zich bezighielden met de COVID-19 crisis. Ook was de bezetting van de secretarissen door ziekte minder.
Bij het schrijven van dit jaarverslag ligt een deel hiervan achter ons, waardoor de commissie haar hoop uitspreekt dat de daling van de voorliggende jaren na dit jaar wordt voortgezet.

Voor 2020 gelden een aantal aandachtspunten voor de gemiddelde behandelduur. Er zijn vier bezwaarschriften (betreffende dezelfde zaak) die een zeer lange doorlooptijd hebben. Het betreft een WMO zaak uit 2018. Deze zaak is in 2020 afgehandeld. Aangezien deze zaken in 2020 zijn afgehandeld moeten ze voor dit jaar meegenomen worden in de doorlooptijden. Als deze zaken meegenomen worden, komen we op een doorlooptijd van binnenkomst bezwaar tot advies van de commissie van 13,4 weken en van advies tot bob van 8,7 weken. Aangezien dit een erg vertekend beeld geeft, zijn deze zaken niet meegenomen in bovenstaande tabel.

Daarnaast loopt er nog een WOB zaak uit 2017. In deze zaak heeft de commissie reeds haar advies uitgebracht. De beslissing op bezwaar is aangehouden. Tot op heden is hier nog geen beslissing op bezwaar genomen. De commissie hoopt in het volgende jaarverslag te kunnen aangeven dat deze zaak is afgesloten. Doordat deze zaak niet is afgerond, wordt deze ook niet meegenomen in de gemiddelde doorlooptijd van de bezwaren.

5.1 Overzicht

Zoals uit het onderstaande overzicht blijkt, is 78% van de besluiten, die in 2020 ter toetsing aan de commissie zijn voorgelegd, in stand gebleven. Het percentage gegrond bevonden bezwaren neemt de laatste jaren gestaag toe. In 2020 is echter een opvallende daling te zien van het percentage gegronde bezwaren. De reden hiervoor is niet exact te duiden. De commissie is positief over deze ontwikkeling en hoopt dat deze trend zich in 2021 doorzet.

5.2 Aanbevelingen & opmerkingen

Elk jaar sluit de commissie af met een aantal aanbevelingen. De commissie heeft, gelet op de behandeling van bezwaarschriften die aan haar zijn voorgelegd, de volgende opmerkingen en aanbevelingen.

In de vorige jaarverslagen heeft de commissie opgemerkt dat de omgevingsvergunningen niet allemaal even zorgvuldig onderbouwd en afgewogen zijn. Dit wordt al enkele jaren als aandachtspunt meegegeven en besproken met de betrokken partijen binnen de gemeente. Ook over 2020 constateert de commissie dat dit in de helft van de bezwaren, gericht tegen een omgevingsvergunning voorkomt, zij het dat de motivering vaak in bezwaar nog wel gerepareerd kan worden. Dit is een duidelijke vooruitgang ten opzichte van voorgaande jaren. Regelmatig blijkt tijdens de hoorzitting dat de vertegenwoordiger van het college goed kan uitleggen hoe een besluit tot stand is gekomen, maar ontbreekt dat deel in het primaire besluit. De commissie wil dit daarom opnieuw als aandachtspunt meegeven. Het kan bezwaren, dan wel gegronde bezwaren schelen als de motivering van de primaire besluiten beter zou zijn.
De commissie is ervan op de hoogte dat uw college hieraan intern werkt en ziet hier ook duidelijk een stijgende lijn in.

Het is de commissie opgevallen dat de APV niet altijd correct wordt toegepast. Zo is er in 2020 een terrasvergunning verleend door uw college, terwijl de vergunningenplicht in de APV is vervallen. Daarnaast betrof de vergunning een niet-openbaar gebied, waar de APV geen werking heeft.
De commissie constateert dat de vertegenwoordiging van het college en burgemeester in 2020 vooruit is gegaan. De medewerkers die bij de commissie komen, zijn goed geïnformeerd over de ins en outs van de zaak en kunnen hun standpunt helder naar voren brengen.

Verder valt het op dat er veel bezwaren binnenkomen die handelen over zaken in een bepaald gebied in Ermelo, met steeds dezelfde bezwaarden. Het behandelen van deze zaken kost niet alleen de commissie, maar ook de gemeentelijke organisatie veel tijd. De commissie vraagt zich af of er hiervoor op het vlak van mediation iets te winnen valt.

Conclusie

Ten opzichte van voorgaande aanbevelingen in de jaarverslagen is er in 2020 veel vooruitgang waargenomen. Al met al is de commissie van oordeel dat de besluitvorming goed in elkaar zit. De voorgaande opmerkingen en aanbevelingen dienen dan ook in die context gelezen te worden.