Privacyverklaring

De gemeente Ermelo vindt de bescherming van uw privacy belangrijk. Om onze taken uit te voeren, moeten we soms uw persoonsgegevens gebruiken. De gemeente Ermelo houdt zich daarbij aan de eisen van de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leest u hoe de gemeente Ermelo met uw persoonsgegevens omgaat. In deze verklaring staat ook wat uw rechten zijn.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Mail dan naar po@meerinzicht.nl of bel met (0341) 56 73 21. Ook kunt u per brief reageren via: t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming, Postbus 149, 3840 AC Harderwijk.

Versie: 16 maart 2022

De gemeente Ermelo mag uw persoonsgegevens alleen gebruiken als daar een reden (wettelijke grondslag) voor is. Deze redenen staan genoemd in de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

1. Omdat het moet van de wet of voor de taken die de gemeente heeft

De gemeente mag persoonsgegevens opslaan en gebruiken voor het openbaar gezag of in het algemeen belang. Er zijn ook persoonsgegevens die wij van de wet moeten opslaan en gebruiken. In die wet(ten) staat wat de gemeente moet doen en welke gegevens we daarvoor mogen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan:

  • het opslaan van uw naam, adres of huwelijk in de Basisregistratie personen (BRP);
  • het inzamelen van uw afval en grofvuil;
  • het beantwoorden van uw meldingen en aanvragen van vergunningen;
  • het toevoegen van uw (ver)bouwgegevens aan het Kadaster;

2. Voor het uitvoeren van een contract

Soms gebruiken we uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van een contract dat we met u sluiten. Denk bijvoorbeeld aan:

  • begraafrechten;
  • het opstellen en uitvoeren van pacht of een erfpachtcontract;
  • het havengeld voor een ligplaats in de haven;
  • het kopen van een stuk grond of een kavel.

3. Met uw toestemming

Heel soms gebruiken we uw persoonsgegevens met uw toestemming. Dit is een uitzondering. We vertellen dan precies wat we met uw persoonsgegevens gaan doen. U geeft dan duidelijk toestemming hiervoor. Denk bijvoorbeeld aan:

  • als u een nieuwsbrief wil ontvangen;
  • als u een vragenlijst voor ons invult;
  • als u op een foto of video van ons mee doet;
  • als u deelneemt aan een groep die meedenkt met de gemeente;

U kunt uw toestemming altijd intrekken. Dan gebruiken we uw persoonsgegevens vanaf dat moment niet meer. Hiervoor kunt u mailen naar po@meerinzicht.nl.

We slaan alleen de persoonsgegevens op die nodig zijn voor de uitvoering van onze taken als gemeente. En alleen de persoonsgegevens die passen bij het doel. Denk bijvoorbeeld aan:

  • uw naam en telefoonnummer als u belt met het publiekscentrum;
  • uw naam en adres wanneer u naar onze gemeente verhuist;
  • gegevens over u en uw gezin als u trouwt of een kind krijgt;
  • uw naam, adres en rekeningnummer wanneer u iets aan de gemeente betaalt.

Soms gaat het om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld uw burgerservicenummer (BSN), gegevens over uw gezondheid, of op welke politieke partij u stemt.

Omdat we als gemeente ook de openbare orde houden, slaan we daarvoor ook strafbare feiten op. Hierbij houden wij ons aan de Wet Politiegegevens. Wanneer wij deze bijzondere persoonsgegevens, of strafbare feiten moeten opslaan gaan we hier extra voorzichtig mee om. Er worden extra maatregelen genomen, in de organisatie en in de IT, om deze gegevens goed te beschermen.

We delen uw persoonsgegevens niet zomaar met anderen. We volgen hierin de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarin staat dat we gegevens wel mogen delen. Maar alleen als dit past bij het doel waarvoor we de persoonsgegevens gebruiken. Dit betekent dat we zo min mogelijk met anderen delen.

Soms delen we persoonsgegevens wel met anderen omdat dit moet van een bepaalde wet. Of als dit nodig is voor het uitvoeren van onze taken als gemeente. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Organisaties zoals de Belastingdienst, het UWV of pensioenfondsen kunnen uw persoonsgegevens opzoeken die in de Basisregistratie personen staan. Organisaties met een maatschappelijke taak mogen van de wet bij uw gegevens kunnen. Er is een lijst met welke organisaties dat mogen. Op die lijst staat ook welke van uw persoonsgegevens ze wel en niet mogen opzoeken. U kunt meer lezen over persoonsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP) op de website van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, RVIG;
  • De politie of het openbaar ministerie. Daarmee delen we soms persoonsgegevens als iemand betrokken is bij strafrechtelijk onderzoek. Bijvoorbeeld naar fraude;
  • Bedrijven die taken uitvoeren voor de gemeente. We maken goede afspraken met deze bedrijven. Afspraken over welke gegevens wij wel en niet delen. En waar ze de gegevens voor mogen gebruiken. En waarvoor niet. Ook spreken we af dat ze uw gegevens goed genoeg beveiligen.

De gemeente Ermelo wil misbruik en verlies van uw persoonsgegevens voorkomen. Daarom nemen we maatregelen die passen bij de situatie. Deze beveiligingsmaatregelen gaan uit van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Ook zorgen we dat niemand gegevens kan zien die hij/zij niet hoort te zien. Als dit toch gebeurt noemen wij dit een datalek. Dat willen we voorkomen. Daarom doen we bijvoorbeeld de volgende dingen:

  • het versleuteld versturen van vertrouwelijke informatie via ZIVVER;
  • het gebruik van multifactor authenticatie;
  • een lijst met datalekken bijhouden. Die lijst bekijken we regelmatig en we gebruiken de lessen om onze processen te verbeteren.

Het kan per ongeluk gebeuren dat uw persoonsgegevens gezien worden door iemand die ze niet hoort te zien. Of dat u per ongeluk een brief met persoonsgegevens van iemand anders ontvangt. Als u persoonsgegevens hebt ontvangen die niet voor u bedoeld waren, neem dan contact met ons op via po@meerinzicht.nl of bel naar 0341 56 73 21.

We doen ons best om de gevolgen van een datalek zo snel mogelijk zo klein mogelijk te maken. We onderzoeken het datalek om ervoor te zorgen dat het niet nog een keer gebeurt. Als het nodig is doen wij ook een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we u.

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het uitvoeren van onze taken en diensten. We houden ons aan de bewaartermijnen zoals die in de wet staan. In de Archiefwet is vastgelegd hoe en hoe lang we uw persoonsgegevens moeten bewaren. Ook in sommige wetten staat specifiek vermeld hoe lang we gegevens moeten bewaren. Om aan al deze wetten te voldoen zijn er landelijk selectielijsten opgesteld. Hierin staat precies voor iedere wet hoe lang de gemeente de persoonsgegevens mag bewaren. Na het verlopen van die bewaartermijn vernietigen we de gegevens, tenzij ze van historische waarde zijn. Daar zijn specifieke regels voor. De streekarchivaris ziet hierop toe.

Vanuit de privacywetgeving, de AVG, heeft u een aantal rechten. U mag:

  • inzage vragen in welke persoonsgegevens we van u vastgelegd hebben;
  • ons vragen uw persoonsgegevens aan te passen, te corrigeren of aan te vullen als ze niet kloppen of niet compleet zijn;
  • ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Wij kunnen uw gegevens alleen wissen als wij ze niet meer nodig hebben en ze van de wet mogen wissen;
  • bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens of ons vragen de verwerking te beperken. Dit kan alleen als dit in uw bijzondere situatie nodig is;
  • uw toestemming intrekken. Dit kan alleen als we uw gegevens hebben vastgelegd op basis van uw toestemming;
  • ons vragen om uw gegevens beschikbaar te stellen in een digitaal bestand door een verzoek te doen op ‘dataportabiliteit’ als we uw gegevens hebben vastgelegd op basis van uw toestemming of voor het uitvoeren van een overeenkomst;
  • een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Ermelo of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De eerste twee rechten gelden ook voor de politiegegevens en strafbare feiten die wij opslaan. Dat staat in de wet Politiegegevens.

Wilt u gebruik maken van (een van) de bovenstaande rechten? Dan kunt u mailen naar po@meerinzicht.nl of een brief sturen naar postadres:  t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming, Postbus 149, 3840 AC Harderwijk.

Om u beter en sneller te kunnen helpen, is het belangrijk voor ons om te begrijpen wat u wilt weten. Daarom vragen we u uw vraag zo duidelijk mogelijk te omschrijven. Beschrijf bijvoorbeeld om welke persoonsgegevens het gaat, hoe u contact hebt gehad met de gemeente Ermelo en waarover. Als u uw telefoonnummer meestuurt, dan kunnen we u bellen om uw verzoek duidelijk te krijgen.

Wanneer wij uw vraag hebben ontvangen, krijgt u van ons bericht. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, vragen wij u eerst te bewijzen wie u bent.

Controle van uw identiteit

  • We vragen u een afspraak te maken op het gemeentehuis om u persoonlijk te kunnen spreken. We kunnen dan uw paspoort of identiteitskaart op het gemeentehuis controleren.
  • Dit moment gebruiken we dan om te praten over uw vraag, zodat we u sneller en beter kunnen helpen.

Mocht u niet (langer) in onze gemeente wonen, dan kunt u ook bewijzen wie u bent door ons een gewaarmerkte kopie van uw paspoort of ID-kaart te sturen. Deze kunt u bij uw eigen gemeente kopen.

Ben je tussen de 12 en 16 jaar? Dan kun je samen met je ouders, of wettelijk vertegenwoordiger(s) een beroep doen op je privacyrechten.

Wanneer hoort u van ons

Als u heeft bewezen wie u bent, gaan we uw vraag onderzoeken. U krijgt dan binnen een maand een reactie van ons. Een vraag over politiegegevens beantwoorden we binnen zes weken.

Besluit

Wij kunnen besluiten uw vraag te beantwoorden, deels te beantwoorden of niet te beantwoorden. Wij leggen in ons besluit aan u altijd uit waarom.  Als u vraagt om inzage in alle persoonsgegevens die de gemeente van u heeft, sturen we u alleen een overzicht van uw persoonsgegevens, in welke systemen ze zitten en voor welke doelen wij ze gebruiken. 

Deze privacyverklaring beschrijft hoe de gemeente Ermelo uw persoonsgegevens gebruikt en vastlegt. Er verandert veel in hoe we uw persoonsgegevens gebruiken. Doordat de wet verandert, of er technisch meer mogelijk is. Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 16 maart 2022. U kunt geen rechten ontlenen aan eerder versies van deze verklaring.

Hieronder leest u hoe we in een aantal specifieke situaties met uw privacy omgaan.

1. Meerinzicht

De gemeente Ermelo werkt samen met de gemeente Harderwijk en de gemeente Zeewolde. Dit samenwerkingsverband wordt ook wel gemeenschappelijke regeling genoemd. Meerinzicht is de gemeenschappelijke regeling voor Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Deze gemeenten hebben een aantal van hun taken bij Meerinzicht neergelegd.

Dit zijn taken op het gebied van zorg, werk en inkomen, jeugdhulp en leerlingenzaken en op het gebied van belastingen, financiën, HRM, communicatie, informatisering en automatisering, facilitaire dienstverlening, gebouwenbeheer, juridische zaken en geo-informatie.

Meerinzicht verwerkt namens de gemeente Ermelo uw persoonsgegevens voor de bovengenoemde gemeentelijke taken. Voor meer informatie zie www.meerinzicht.nl. 

2. Website

De gemeente Ermelo legt uw gegevens vast bij uw bezoek aan onze website. Wij gebruiken alleen functionele cookies, die opslaan welke browser of wat voor soort apparaat u gebruikt om op de site te komen. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de technische werking van onze website te garanderen en de website te verbeteren. De gemeente Ermelo maakt geen gebruik van tracking, profilering, fingerprinting, marketing of third party cookies.

3. Inwonertevredenheid en opiniepeilingen

De gemeente Ermelo kan uw persoonsgegevens gebruiken om opinie- of tevredenheidsonderzoek te doen. Deze onderzoeken doen wij op basis van uw toestemming, of op basis van wettelijke taken. Wij doen onderzoek om onze dienstverlening te verbeteren.

Om uw privacy te beschermen nemen wij passende maatregelen. Wij maken afspraken met bedrijven die onderzoeken voor ons uitvoeren. Wij zullen uw persoonsgegevens en uw meningen uit het onderzoeken nooit delen of openbaar maken in een naar u herleidbare vorm. Ook kunt u op ieder moment uw toestemming intrekken en niet meer mee doen met het onderzoek.

4. Cameratoezicht

In onze gemeentehuis hangen camera’s. Deze zijn er om onze bezoekers, medewerkers en spullen te beschermen tegen agressiviteit, diefstal en criminaliteit. De camera’s helpen ons onveilige situaties op tijd te ontdekken en in actie te komen.

De camera’s hangen bij ingangen en in de publieke ruimtes bij de balies. Ook hangen ze op plekken waar de kans groter is dat er iets gebeurt. Dit laten we u weten via bordjes bij de ingang. We hebben een protocol voor het gebruik van cameratoezicht. Dit protocol kunt u bij ons opvragen en lezen. Het verschilt per camera hoe lang de beelden bewaard worden, maar de beelden worden nooit langer dan 4 weken bewaard. Gebeurt er iets, zoals diefstal? Dan geven we de beelden aan de politie. We bewaren de beelden tot het incident behandeld is.

Ook zet de gemeente Ermelo cameratoezicht in om de veiligheid van haar inwoners op openbare plekken te beschermen. De politie mag de beelden van die camera’s bekijken om te controleren of alles rustig en veilig verloopt. Gebeurt er iets, zoals een vechtpartij? Dan mag de politie die beelden gebruiken om de daders op te sporen.

De gemeente beslist alleen over waar deze camera’s moeten komen, maar de gemeente kan de beelden niet bekijken. Daarvoor is de politie verantwoordelijk.

5. Schuldhulpverlening

De gemeente Ermelo biedt schuldhulp aan inwoners die door financiële zorgen hulp nodig hebben. Voor de uitvoering van deze wettelijke taak moeten wij persoonsgegevens van u gebruiken. Deze gebruiken wij ook voor verbetering van de dienstverlening. Daarbij worden uw gegevens voor verschillende doelen gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • het beoordelen van uw financiële situatie en de oorzaak hiervan;
  • het regelen van uw geldzaken;
  • schuldhulpverlening;
  • managementrapportages voor het verbeteren van de hulpverlening;
  • klanttevredenheidsonderzoeken;?
  • het in de gaten houden van de schuldhulpverlening, zoals doorlooptijden, hoeveel mensen terugvallen en uitstromen, geslaagde regelingen en aantal klanten;
  • doorgeven aan het ministerie van SZW voor onderzoek en statistiek, waarmee het ministerie het beleid kan bepalen over de wet schuldhulpverlening.

De gemeente moet u van de wet helpen bij schulden. En de gemeente moet u helpen voorkomen dat u schulden aangaat die u niet kunt betalen. Dit is vastgelegd in artikel 2, 3, 8 en 9 van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en het Besluit gemeentelijke schuldhulpverlening (2021).

Vroegsignalering

Het doel van vroegsignalering is in contact te komen met inwoners die (dreigende) problematische schulden hebben. Deze inwoners kunnen wij dan uit onszelf hulp aanbieden. Dit gebeurt meestal door middel van huisbezoeken. Bij vroegsignalering gaat het om mensen die geen hulp hebben aangevraagd. Mogelijk weten ze niet dat ze hulp kunnen krijgen. De gemeente krijgt een melding van bijvoorbeeld woningcorporaties, energiemaatschappijen, zorgverzekeraars of Meerinzicht dat u misschien hulp kunt gebruiken.

Uw gegevens kunnen door de gemeente Ermelo gebruikt worden om bijvoorbeeld:

  • problematische schulden te voorkomen;
  • huisuitzetting of het afsluiten van gas, water, licht te voorkomen;
  • belastingachterstand tegen te gaan;
  • betalingen te herstellen en extra incassokosten voor u te voorkomen;

Als u geen hulp wil, geven we dat door aan degene die het bij ons heeft gemeld en dan zal vaak de standaard incassoprocedure beginnen. De privacyregels van degene die het gemeld heeft zijn dan van toepassing op uw persoonsgegevens.

Als u niet mee wil werken aan vroegsignalering worden uw gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor de doelen hierboven, met een maximum termijn van 6 maanden. Na afloop van deze termijn worden de gegevens vernietigd.

Welke persoonsgegevens leggen we vast voor schuldhulpverlening?

De schuldhulpverleners verzamelen en gebruiken alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om de doelen te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Naam, adres, woonplaats, en geboortedatum;
  • Telefoonnummer, emailadres;
  • uw BSN;
  • uw inkomen en schulden;
  • resultaten schuldhulpverlening;
  • gegevens omtrent gezondheid.

Wie ontvangen deze gegevens?

Wanneer dit nodig is voor de hierboven omschreven doelen, delen wij persoonsgegevens met verschillende partijen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Deurwaarders
  • Rechtbanken
  • andere gemeenten
  • Curatoren en bewindvoerders
  • Woningcorporaties
  • Waterbedrijven
  • Energiemaatschappijen
  • Verzekeraars
  • BKR
  • GGZ
  • Verslavingszorg

6. Afval

De gemeente Ermelo heeft de wettelijke taak uw afval op te halen. Ook moet de gemeente zorgen dat er minder afval weggegooid wordt in de gemeente. De gemeente past daarom diftar toe. Dat maakt het noodzakelijk om persoonsgegevens van u te gebruiken. Daarbij worden uw gegevens voor verschillende doelen gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • De afdeling belastingen kan kijken hoe vaak de container bij uw adres geleegd is of hoe vaak u de ondergrondse container gebruikt hebt.
  • Onze afvalcoaches kunnen kijken hoe vaak uw container geleegd is om u te helpen bij het nog beter scheiden van uw afval.
  • Onze BOA’s kunnen deze gegevens bekijken om bij misbruik een boete te geven.

Welke persoonsgegevens leggen we vast voor de afvalinzameling?

De gemeente Ermelo gebruikt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om de doelen te bereiken. Daarom heeft de gemeente Ermelo heeft Aconov, het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de afvalinzameling, opdracht gegeven om de volgende gegevens te verzamelen:

  • Het adres van uw huishouden
  • Hoe vaak de restafvalcontainer geleegd is
  • Klachten en meldingen

Hoe vaak de container geleegd is, wordt opgeslagen in de chip in uw container. De adressen ontvangt Aconov van de gemeente.

Gemeente Ermelo bewaart uw gegevens niet langer dan 7 jaar.

7. Sollicitatie (Meerinzicht)

Als u gesolliciteerd heeft of wil solliciteren bij de gemeente, dan wordt uw sollicitatie afgehandeld door Meerinzicht.  Voor de sollicitatieprocedure geldt dat u graag bij de gemeente of Meerinzicht wil werken. Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de selectie van kandidaten. De grondslag voor het bekijken en opslaan van uw persoonsgegevens is uw toestemming. Voor de sollicitatieprocedure geldt een aparte privacyverklaring die u kunt vinden op de website van Meerinzicht.