Toelichting indieningsvereisten bij evenementen

Bij alle vergunningsaanvragen moet de organisator een indelingstekening van het evenemententerrein indienen. Op de indelingstekening moet nauwkeurig en op schaal worden aangegeven: 

• de inrichting van het terrein met daarop:
  • duidelijke legenda en noordpijl
  • alle te plaatsen tenten, podia, tribunes, attracties, lichtmasten, afvalbakken, reclamezuilen, aggregaten,foodtrucks en kramen
  • aanrijroutes voor de hulpdiensten
  • de toegang en (nood)uitgangen (als er sprake is van een afgesloten terrein)
  • bij plaatsing van tenten, een indelingstekening van de tenten met duidelijke legenda van de te plaatsen objecten

Bij aandachtsevenementen en risicovolle evenementen moet de organisator een veiligheidsplan indienen. Dit is verplicht. Het veiligheidsplan bestaat uit tenminste de volgende onderdelen:

Voor meldingen en evenementen:

• Een draaiboek van het evenement waaruit in ieder geval het volgende blijkt:
• soort evenement en het programma
• betaald of gratis toegankelijk
• publieksprofiel (zoals aantallen en doelgroep)
• beschrijving van de locatie
• tijdstip en duur van het evenement
• op- en afbouwtijden
• de veiligheidsmaatregelen die de organisatie neemt om het evenement in goede banen te leiden 
• organisatieschema
• contactgegevens
• wie stuurt wie aan

Alleen voor aanvragen evenementenvergunning:

• risicoanalyse (gemaakt door de organisator)
• beveiligingsplan waarin staat hoe de inzet van de beveiliging is geregeld en door welk bedrijf.
• het ND nummer
• beschrijving crowdmanagement en crowdcontrol
• calamiteitenplan waarin staat:
  • hoe de organisator is voorbereid op mogelijke calamiteiten (met een aantal uitgewerkte scenario's) 
  • wanneer de opschaling naar de hulpdiensten en gemeente volgens GRIP procedures
  • hoe de organisator intern en extern communiceert bij incidenten en calamiteiten
  • beschrijving van hoe de organisator omgaat met veiligheid op het water of nabij
  • beschrijving van hoe de organisator omgaat met veiligheid op aan water gelegen terreinen (indien van toepassing)

Om de constructieve veiligheid van tenten, podia en andere bouwwerken  te toetsen,  levert de organisator het volgende aan:

• constructietekeningen
• berekeningen
• tent boeken
• certificaten
• gegevens over de verankering van de bouwwerken zodat deze niet omvallen of omwaaien

Hoe de organisator de verkeersveiligheid regelt, staat in het verkeers- en parkeerplan. Afhankelijk van de locatie en het soort evenement staat daar het volgende in:

• de verdeling van de bezoekers over verschillende vervoersmiddelen Denk aan auto, fiets, bus, of trein. 
• welke capaciteit nodig en beschikbaar is van het openbaar vervoer
• de afspraken met de vervoersbedrijven
• hoeveel parkeerplaatsen nodig zijn voor auto's en bussen. En hoeveel er beschikbaar zijn. Ook de tijdelijk aangelegde parkeerplaatsen.
• de plek van de fietsenstalling
• inzet van pendeldiensten
• inzet van verkeersregelaars. Waar deze worden ingezet en door welk bedrijf.
• routebeschrijvingen en een bebordingsplan. Hierin staat waar borden staan en welke borden dat zijn. Dit voor alle verkeersstromen.
• beschrijving van de calamiteitenroutes
• de uitvoering van wegafzettingen en omleidingen van het verkeer
• de vooraankondiging aan weggebruikers over wegafzettingen en omleidingen
• de informatie aan direct belanghebbenden over wegafzettingen en omleidingen waar zij direct last van hebben

Bij gebruik van dreven vragen we een berekening (volgens een verkeersmodel). Hieruit blijkt wat de gevolgen van de afsluiting zijn voor de verkeerscirculatie. Dit in verband met de verkeersveiligheid. In het verkeersplan beschrijft de organisator de maatregelen die ervoor zorgen dat deze gevolgen acceptabel en veilig zijn.

Bij een vergunningaanvraag voor een geluiddragend evenement (categorie II en III) hoort een geluidsplan met akoestisch onderzoek. Dit volgens Handleiding meten en rekenen Industrielawaai 2004.

In het geluidsplan staat:

• een berekening van de geluidsbelasting op locatie vertaald naar geluidsbelasting bij
  • de meest nabijgelegen woningen en gebouwen
  • of vastgestelde meetpunten
  • wat de geluidsbelasting is op deze woningen, gebouwen en of meetpunten

Er moet een 3 dimensionaal rekenmodel worden opgesteld om deze berekeningen uit te voeren. Met het geluidsplan beoordelen wij de mogelijkheid om het geluiddragend evenement op de gewenste locatie te houden.

Aan de organisator wordt een afvalplan gevraagd. Hierin staat hoe het vrijkomen van afval wordt tegengegaan. En hoe het afval tijdens en na het evenement wordt opgeruimd. In het afvalplan staat ook:

• preventieve maatregelen (statiegeld, hergebruik enzovoorts)
• inhoud, aantal en plek (ongeveer) van de te plaatsen afvalbakken en containers
• frequentie van leegmaken van deze afvalbakken en containers
• waarmee het evenemententerrein en de omgeving (in een straat van 200 meter) 
  • worden schoongemaakt tijdens het evenement (denk aan prikkers) en
  • schoon worden opgeleverd (prikkers, veegwagen en aantallen)
• tijdschema schoonmaak
• bescherming van de ondergrond tegen bijvoorbeeld olie, vetten of ingelopen etensresten
• hoe de ondergrond (als dat nodig is) schoongemaakt wordt

We vragen bij alle evenementen een medisch plan. Dit om te beoordelen of de volksgezondheid voldoende is gewaarborgd. In het medisch plan staat hoe medische inzet plaatsvindt. En welke maatregelen de organisator neemt om risico's voor de volksgezondheid te voorkomen. 

Het medisch plan bevat tenminste:

• inventarisatie van gezondheidsrisico's die bij het evenement worden verwacht
• welke firma wordt ingezet voor de inzet en kwalificatie van personeel zoals zorgverleners en bedrijfshulpverleners
• de tijden van deze inzet
• welke voorzieningen aanwezig zijn op de zorgverleners post (stromend water, verlichting, zie veldnorm 2022)
• de wijze van inzet van mobiele teams en overige werkafspraken
• de wijze van communicatie (portofoons, mobiele telefoons, telefoonlijst etc.)
• werkafspraken met bijvoorbeeld ziekenhuis en GHOR
• welke preventieve maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat medische hulp nodig is
• welke hygiënemaatregelen worden genomen

Bij geluidsgevoelige evenementen (categorie II en III van het evenementenbeleid Ermelo) moet de organisator de omwonenden betrekken. 

• de organisator informeert de omwonenden huis aan huis met een bewonersbrief
• daarin staat een uitnodiging voor een bewonersavond. Deze bewonersavond vindt minimaal 6 weken voor de start van het evenement plaats
• het is verstandig de bewonersbrief aan te kondigen in het Ermelo's Weekblad
• de organisator levert de bewonersbrief als bijlage aan bij de aanvraag
• de organisator maakt een schriftelijk verslag van de bewonersavond
• en levert dit minimaal 4 weken voor de start van het evenement aan bij de vergunningverlener.  Liefst de dag na de bijeenkomst

Dit onderdeel is een verplichting en weegt zwaar bij het nemen van het besluit op de aanvraag.

Extra eisen voor themamarkten, kofferbakmarkten en braderieën

Voor deze aanvragen gelden naast de indieningseisen voor reguliere evenementen, nog de volgende extra eisen:

• op de indelingstekening moet zichtbaar zijn:
  • de hoeveelheid kramen
  • waar de kramen komen te staan 
  • waar kramen/foodtrucks/verkoopwagens komen te staan waar gebakken en gebraden wordt
  • welke daarvan gebruik maken van brandbare stoffen (LPG, gas, aggregaat)
  • hoeveel kermisattracties worden geplaatst en waar 
  • het RAS-nummer van deze kermisattracties
• de organisator moet altijd een afvalplan indienen